Para agencias y diseñadores el briefing es el sanctasanctórum, apreciado, querido y deseado para llevar a cabo un proyecto. A la vez es un misterio porque su realización entraña ciertas dificultades, más bien trucos.
Para el cliente el briefing puede ser una palabra nueva, algo que le suena no sabe de qué o cuatro datos que aporta por teléfono.
El briefing es el documento, archivo, caja o carpeta que contiene toda la información para llevar a cabo un proyecto, sea una marca gráfica, una campaña de comunicación, una página web, una tienda online, o la gestión de redes. No le damos forma concreta porque no tiene porqué ser un mero documento, pueden ser videos, música, recortes, olores, muestras, objetos… porque la información puede venir en cualquier formato.
Para que cualquiera de las acciones anteriores se pueda realizar y dé buenos resultados es precisa toda información posible para trabajar con la realidad de la situación. No se trata de dar los datos de contacto, a qué se dedica la empresa y dónde se encuentra. Se trata de contarlo todo, pasado, presente y futuro que ponga en situación a la agencia.
La teoría en un mundo utópico dice que el briefing lo debe hacer el cliente y la realidad y la lógica dice que debe ser parte el cliente, parte la agencia de diseño. La razón es muy sencilla, el cliente no tiene porqué saber qué precisa la agencia, qué es importante y qué no lo es para hacer su web, su logotipo o gestionar sus redes sociales.
La agencia como profesional es la que sabe qué información necesita, sabe qué preguntar y cómo hacerlo.
¿Qué contiene el briefing?
Se podría dividir en dos bloques: uno más práctico y otro más subjetivo.
- El práctico recoge toda la información básica: quién es el cliente, de qué va el proyecto, dónde se va a implantar, a quién va dirigido. Esos temas que cualquiera que llame para contratar algo, contaría de carrerilla, sin despeinarse y sin necesidad de ser preguntado.
- El subjetivo, lo denominamos así, porque se basa en preguntas más abiertas donde el cliente debe encontrarse a gusto para responder abiertamente: de dónde sale el proyecto, su trayectoria hasta el momento, los objetivos ideales, qué se ha hecho anteriormente y cómo… Temas que requieren de unas respuestas más abiertas y que pueden resultar la chispa de ignición para el comienzo del proyecto, porque en esas respuestas puede estar la anécdota o dato clave que dé pie a todo.
Tan importante como que el cliente dé la información es la persona encargada de entrevistarla que sepa hacer las preguntas adecuadas, sepa leer en los gestos, la situación para obtener más información de la verbal.
Una vez hecho el briefing, llega el contrabriefing, momento en el que el cliente contrasta y confirma que toda la información sea verídica. Lo devuelve a la agencia de diseño y comienza el desarrollo de ideas con esa información siempre presente y como partida a investigaciones que se hacen para conocer en profundidad dónde se va a actuar y cómo es mejor hacerlo.
A la hora de crear una marca, desarrollar una página web, un e-commerce o un plan de comunicación las opciones son infinitas. Cada uno debe reflejar a la perfección a la empresa y actuar en su favor; la información en este punto es clave, arroja luz. Sin luz, a ciegas, las probabilidades de chocar y fallar son mayores, por lo que ambas partes, cliente y agencia, deben aportar toda la luz (información) posible para ver bien qué camino tomar.