La entrada en vigor de Verifactu en 2025 exigirá que autónomos y empresas utilicen un software de facturación adaptado a los nuevos requisitos legales. No todos los programas actuales cumplen con esta normativa, por lo que es fundamental conocer qué características debe tener una solución compatible.
Te mostramos aquí qué tipo de software se ajusta a Verifactu, cómo elegir el más adecuado y qué pasos seguir para su implementación.
¿Qué requisitos debe cumplir un software compatible con Verifactu?
Para que un software sea compatible con Verifactu, debe cumplir una serie de requisitos técnicos y funcionales exigidos por la Agencia Tributaria.
Generación de registros verificables
Los registros verificables deben incluir información esencial (NIF, importe y una huella digital que garantice su integridad). Además, han de estar encadenados entre sí para detectar posibles manipulaciones y cumplir con los estándares exigidos por la Agencia Tributaria.
Envío automático a la Agencia Tributaria
El software compatible con Verifactu debe permitir el envío automático de los registros de facturación a la Agencia Tributaria en tiempo real. Con esta funcionalidad, se asegura un control fiscal más eficiente, se evitan las manipulaciones y se garantiza el cumplimiento legal.
Inclusión de código QR y leyenda legal
El software, por último, debe generar facturas que incluyan un código QR y la leyenda “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”. Estos elementos permiten a los clientes y a la propia Agencia Tributaria comprobar la autenticidad del documento.
Tipos de software que se adaptan a Verifactu
Existen varios tipos de software que se adaptan a Verifactu según el perfil del usuario:
- Autónomos y pequeñas empresas: hay soluciones sencillas y asequibles en la nube, como los programas de facturación online con funciones automatizadas.
- Pymes: pueden optar por versiones más completas con gestión contable integrada.
- Grandes empresas: requieren de ERP personalizados que permitan adaptar el sistema de facturación a los requisitos técnicos de Verifactu.
Cómo implementar un software Verifactu paso a paso
La implementación de un software compatible con Verifactu requiere de un proceso de planificación y adaptación.
Evaluar el sistema actual de facturación
En primer lugar, hay que evaluar el sistema actual de facturación y analizar si el programa que se utiliza cumple con los nuevos requisitos (generación de registros verificables, inclusión del código QR, envío automáticos a la AEAT, etc.).
Si el sistema no está preparado, será necesario actualizarlo o sustituirlo por uno homologado. Esta evaluación permite detectar carencias, planificar la migración con antelación y evitar interrupciones en la operativa habitual.
Escoger un proveedor homologado
El siguiente paso será optar por empresas que ofrezcan un software certificado o en proceso de adaptación a la normativa de la Agencia Tributaria. El proveedor ha de garantizar la generación de registros seguros, el cumplimiento técnico y legal y ofrecer soporte durante la implantación.
Asimismo, hay que valorar si el sistema se adapta al tamaño y a las necesidades del negocio. Una buena elección evitará problemas futuros y hará que la empresa cumpla con Verifactu desde el primer día.
Formación y pruebas antes de la puesta en marcha
Por último, el personal debe conocer cómo funciona el sistema, cómo se generan y se envían los registros y qué hacer ante posibles errores. Además, se recomienda hacer simulaciones de facturación para comprobar que todo funciona correctamente y cumple con los requisitos técnicos exigidos por la AEAT.
Mediante esta preparación, se minimizan los riesgos, se garantiza una transición fluida y se detectan posibles incidencias antes de que el sistema esté operativo de forma obligatoria.
