La factura electrónica se ha convertido en un elemento clave dentro del proceso de digitalización empresarial en España. Su implantación está impulsada por la normativa vigente y afecta a un número creciente de profesionales, autónomos y empresas. Pero, ¿qué es exactamente una factura electrónica y quién está obligado a utilizarla?
Te explicamos aquí en qué consiste, cómo se diferencia del formato tradicional y a qué colectivos alcanza esta obligación dentro del marco legal español actual.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez que una factura en papel. Se emite y se recibe por medios electrónicos y debe cumplir con ciertos requisitos técnicos y fiscales. Su principal función es acreditar una transacción comercial o prestación de servicios, facilitando el control tributario y la automatización de procesos contables.
Cómo se diferencia de la factura en papel
La factura electrónica se genera, se transmite y se almacena exclusivamente en formato digital. No requiere de impresión física y debe cumplir con una serie de requisitos técnicos, entre ellos la firma electrónica, para garantizar su autenticidad. Además, permite un tratamiento automatizado, lo que reduce los errores, agiliza la gestión administrativa y una mayor integración en sistemas contables y de facturación.
Marco legal en España
La factura electrónica en España está regulada por el Real Decreto 1619/2012. Aquí es donde se establecen las obligaciones de facturación. Además, la Ley 25/2013 impulsa su uso en el sector público. Con la aprobación de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, se amplía su obligatoriedad a transacciones entre empresas y profesionales. Las grandes empresas deben adaptarse en un año desde la entrada en vigor del reglamento, mientras que las pymes y autónomos tienen un plazo de dos años.
¿A quién afecta la factura electrónica?
La implantación de la factura electrónica no afecta a todos por igual. ¿Qué perfiles profesionales y empresariales están pues obligados a adoptarla según la normativa vigente?
Autónomos y microempresas
La factura electrónica será obligatoria para autónomos y microempresas en España a partir de la entrada en vigor del reglamento que desarrolla la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece. Una vez publicado dicho reglamento, los autónomos y microempresas dispondrán de un plazo de dos años para adaptarse a esta obligación.
Pymes y grandes empresas
Las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros deberán adaptarse a la factura electrónica en el plazo de un año desde la aprobación del reglamento correspondiente. El resto de las empresas dispondrán de dos años para cumplir con esta obligación.
Administraciones públicas y proveedores
Finalmente, desde el 15 de enero de 2015 la factura electrónica es obligatoria en las relaciones entre proveedores y administraciones públicas. Esta normativa exige que las facturas se presenten a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACEe) y cumplan con el formato estructurado Facturae.
¿Qué se necesita para emitir facturas electrónicas?
Para emitir facturas electrónicas, es necesario cumplir con ciertos requisitos técnicos y legales:
- Software de facturación homologado.
- Certificado digital válido para firmar electrónicamente.
- Uso de formatos estructurados como Facturae.
- Inclusión de todos los datos fiscales obligatorios.
- Conservación digital segura durante el plazo legal.
