El día a día de muchas empresas aún se basa en los procesos manuales: las hojas de cálculo, los correos que se envían uno a uno, las tareas repetidas de cada mañana, etc. Un proceso que suele funcionar bien, pero ¿qué ocurre cuando el negocio crece? Pues que empiezan los problemas. Es aquí donde entra en juego la automatización, una forma sencilla de trabajar mejor, con menos errores y más tiempo para lo más importante.
Qué son los procesos manuales y sus limitaciones
Los procesos manuales son todas aquellas tareas que dependen casi por completo de las personas. Hablamos, por ejemplo, de la introducción de datos a mano, los trabajos de copy de información de un sistema a otro, revisar los pedidos uno por uno o el envío de recordatorios de forma manual.
Este tipo de procesos consumen tiempo y energía. Además, dependen mucho de la atención humana y, cuando hay prisa, cansancio o demasiadas tareas, suelen aparecer los errores. Al principio, con la empresa más pequeña, estos procesos se hacen cómodamente. Pero a medida que el volumen de trabajo aumenta, empiezan a pesar. A más clientes, más pedidos y más datos que gestionar, pero con el mismo número de horas al día.
Otro problema habitual de los procesos manuales es la falta de control. Si todo se hace a mano, es difícil saber en qué punto está cada tarea. También cuesta detectar los cuellos de botella o saber por qué algo se retrasa. ¿Cuántas veces has pensado en una situación así que “esto debería ser más fácil”?
Ventajas de los procesos automatizados
Los procesos automatizados, en cambio, son aquellos en los que se emplea tecnología para realizar las tareas de forma automática y con mínima intervención humana. La primera gran ventaja de todo esto es la reducción de errores. Las máquinas no se cansan ni se despistan, sino que siempre lo ejecutan todo igual.
A su vez, se gana en velocidad. Lo que antes llevaba unos minutos de hacer o incluso horas, ahora se puede solucionar en unos segundos. Todo ello, además, con una mayor consistencia y con resultados más fiables.
Otro punto clave es la información. Los procesos automatizados generan datos más claros y ordenados. Esto te ayudará a analizar mejor lo que pasa en tu negocio y tomar las mejores decisiones.
Automatización y reducción de errores
Muchas tareas repetitivas (copia y pega de datos, envío de correos, actualización de los estados, informes, etc.) son una fuente de fallos. Un pequeño despiste ya puede hacer que salga algo mal. La automatización, en cambio, elimina este riesgo. Una vez configurado el proceso, se ejecuta siempre de la misma manera. No hay olvidos, ni errores por las prisas ni tampoco tendrás que revisar todo varias veces.
Esta situación te ahorra tiempo y evita problemas con los clientes, además de retrasos innecesarios y malentendidos dentro del negocio.
Automatización y aumento de productividad
La automatización libera tiempo que puedes dedicar a otras tareas que realmente le dan valor a la empresa: la estrategia del negocio, la mejora del servicio, la atención al cliente, el crecimiento de la compañía, etc.
En realidad, todo esto no se trata de trabajar más rápido, sino de trabajar mejor. Tu equipo deja de estar encorsetado a una serie de tareas mecánicas y puede centrarse en pensar, crear y mejorar los procesos. ¿Te imaginas empezar la semana sin una lista interminable de tareas repetitivas por hacer?
Cómo dar el salto de manual a automatizado
El paso de los procesos manuales a los automatizados no significa cambiarlo todo de golpe. De hecho, lo mejor es empezar poco a poco.
El primer paso será analizar cómo trabajas ahora para detectar qué tareas se repiten, cuáles consumen más tiempo y dónde suelen aparecer los errores. A continuación, hay que priorizar, ya que no todo necesita automatizarse desde el primer día. Puedes empezar por los procesos más simples y con mayor impacto, como por ejemplo la gestión de correos, el seguimiento de los clientes o la organización de los datos.
Una vez claros los objetivos, es muy importante diseñar las soluciones adaptadas a tu forma de trabajar. Cada empresa es diferente y no todas necesitan lo mismo.
Por último, la implementación debe ir acompañada de pruebas y formación. La automatización funciona mucho mejor cuando las personas saben cómo usarla y confían en ella.
Automatización como base de crecimiento sostenible
La automatización, más que una mejora puntual, es una base sólida para crecer de forma ordenada y sostenible. Si tus procesos están automatizados, tu negocio puede asumir más carga de trabajo sin perder calidad. Además, ganas en competitividad, respondes más rápido, cometes menos errores y ofreces una mejor experiencia a tus clientes.
En Pululart ayudamos a las empresas a dar este paso con una consultoría de automatización de procesos adaptada a cada paso. Analizamos cómo trabajas, diseñamos las mejores soluciones a tu medida y te acompañamos en todo el proceso, desde la implementación hasta la formación y el soporte.
Si sientes que tu negocio podría funcionar mejor, más rápido y con menos esfuerzo, la automatización puede ser el cambio que estás buscando.
