La implantación de la factura electrónica en nuestro país forma parte de una estrategia nacional para impulsar la digitalización y mejorar la transparencia en las transacciones comerciales. Con la aprobación de la Ley Crea y Crece, su uso será obligatorio para empresas y autónomos en distintas fases.
En este artículo, repasamos las principales obligaciones asociadas a esta medida, los plazos establecidos para su aplicación y cómo deben prepararse los distintos tipos de contribuyentes.
Marco legal de la factura electrónica en España
El marco legal se fundamenta en varias normativas clave que han evolucionado para fomentar la digitalización y mejorar la eficiencia en todas las transacciones. Estas leyes establecen las obligaciones y requisitos que deben cumplir las empresas, autónomos y administraciones públicas en la emisión y recepción de facturas electrónicas:
- Ley 25/2013 de 27 de diciembre que establece la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en las relaciones con las Administraciones Públicas desde el 15 de enero de 2015.
- Ley 18/2022 de 28 de septiembre (Ley Crea y Crece) de aplicación progresiva al depender aún de la aprobación del reglamento.
- Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre.
Calendario de implantación según el tipo de contribuyente
La implantación de la factura electrónica se realizará de forma progresiva. Veamos aquí los plazos establecidos según el tipo de contribuyente y su volumen de facturación.
Grandes empresas (facturación superior a 8 millones de euros)
Las grandes empresas están obligadas a adoptar la factura electrónica en sus relaciones comerciales B2B en un plazo de 12 meses desde la aprobación del reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece. Se prevé que el reglamento entre en vigor este año, por lo que las empresas deberán adaptarse antes de 2026.
Pymes, microempresas y autónomos
Las pymes, microempresas y autónomos, por su parte, deberán adoptar este modelo en un plazo de dos años desde la aprobación del reglamento de la Ley Crea y Crece. Así pues, tendrán que adaptarse antes de 2027. Una medida con la que se busca reducir la morosidad y fomentar la digitalización empresarial.
Proveedores del sector público
Desde el 15 de enero de 2015, los proveedores del sector público español están obligados a emitir facturas electrónicas a las Administraciones Públicas. Una obligación que se estableció mediante la Ley 25/2013. Las facturas deben presentarse a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe).
Cómo prepararse para cumplir con la normativa
La entrada en vigor de la factura electrónica exige una preparación para empresas y autónomos con el fin de evitar sanciones y facilitar la transición.
Herramientas y software homologado
En todos los casos, hay que utilizar herramientas y software homologados que garanticen la integridad y trazabilidad de las facturas. La Agencia Tributaria (AEAT) dispone de un listado actualizado de programas certificados que cumplen con los requisitos legales establecidos. Estos sistemas aseguran la emisión, el almacenamiento y el envío correcto de las facturas electrónicas.
Formación y adaptación interna
Las empresas y autónomos deben capacitar al personal en el manejo del software, mostrar los requisitos legales y enseñar a resolver las posibles incidencias. Una preparación que permitirá la transición, reducirá los errores y brindará el cumplimiento normativo para que la operativa se desarrolle de forma adecuada desde el primer momento.
