En los últimos años, el registro de jornada laboral ha pasado de ser una recomendación a convertirse en una obligación legal en España. Este cambio no solo ha afectado a grandes corporaciones, sino también a pequeñas y medianas empresas que han tenido que adaptarse rápidamente al nuevo entorno normativo. Como en Pululart, una agencia de marketing digital en A Coruña, donde la transformación digital es parte del ADN, la implementación del registro horario también ha sido una oportunidad para optimizar procesos y mejorar la gestión del equipo.
Vamos a desglosar todo lo que necesitas saber sobre la implantación del registro de jornada, cómo hacerlo correctamente y qué errores evitar.
¿Qué es el registro de jornada laboral y por qué es obligatorio?
Definición y origen legal
El registro de jornada laboral es un sistema que permite llevar un control efectivo de las horas que trabajan los empleados en una empresa. Desde mayo de 2019, tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, es obligatorio para todas las empresas en España mantener este registro de manera diaria y conservarlo durante al menos cuatro años.
Esta normativa tiene como objetivo garantizar los derechos laborales, evitar abusos en la jornada y asegurar el pago correcto de las horas extraordinarias.
Objetivos del control horario
Los objetivos principales del registro horario son:
- Controlar y gestionar las horas trabajadas.
- Prevenir la explotación laboral.
- Facilitar las inspecciones laborales.
- Fomentar la conciliación laboral y personal.
En entornos de trabajo digital como el de Pululart, donde las tareas pueden realizarse en remoto o con horarios flexibles, este control ha sido fundamental para mantener la transparencia y la responsabilidad del equipo.
Cómo implantar el registro de jornada laboral paso a paso
Evaluación inicial y necesidades de la empresa
El primer paso es realizar un análisis interno para comprender cómo se organiza actualmente la jornada laboral y qué necesidades específicas tiene la empresa. ¿Hay turnos rotativos? ¿Se trabaja en remoto? ¿Hay movilidad geográfica?
En Pululart, por ejemplo, se prioriza la flexibilidad laboral y la autonomía, por lo que fue crucial adoptar una solución que permitiera fichajes digitales desde cualquier dispositivo, respetando siempre la normativa.
Selección del sistema de control horario
Existen múltiples sistemas disponibles para llevar el control horario: desde hojas Excel, fichajes manuales, hasta herramientas digitales y aplicaciones móviles. Lo importante es que el sistema:
- Sea fiable y seguro.
- Permita acceder a los datos en tiempo real.
- Genere reportes en caso de inspecciones.
Pululart optó por una herramienta digital que se integra con otros sistemas de gestión interna, permitiendo una experiencia fluida tanto para el equipo como para quienes revisan los registros.
Comunicación e implementación interna
Una vez seleccionado el sistema, es fundamental comunicarlo correctamente a todo el personal. Explicar cómo funciona, qué se espera de cada trabajador y resolver cualquier duda. La formación inicial puede marcar la diferencia en el éxito o fracaso del proceso.
Además, se debe establecer un protocolo para fichajes olvidados, incidencias o ajustes de jornada. En Pululart, se definió una persona responsable de supervisar los registros y mantener una comunicación abierta con el equipo ante cualquier duda.
Herramientas digitales para el registro horario en 2025
Las soluciones digitales siguen evolucionando y, en 2025, encontramos herramientas mucho más adaptadas a las necesidades reales de las empresas. Algunas permiten geolocalización, integración con calendarios, reconocimiento facial o incluso fichaje con huella digital.
Recomendaciones clave para elegir una solución
A la hora de elegir, es recomendable tener en cuenta:
- Compatibilidad con el entorno laboral (remoto, oficina, híbrido).
- Accesibilidad desde dispositivos móviles.
- Cumplimiento con la LOPDGDD y el RGPD.
- Soporte técnico y actualizaciones.
En empresas como Pululart, donde la tecnología está presente en cada proceso, la herramienta seleccionada debía ser ágil, intuitiva y adaptable a un entorno dinámico. Esta decisión les permitió agilizar la gestión del tiempo y liberar recursos administrativos para centrarse en lo importante: su equipo y sus clientes.
Errores comunes al implementar el registro de jornada
Aunque la norma es clara, muchas empresas siguen cometiendo errores al implantar el sistema. Aquí van los más frecuentes:
Falta de formación del equipo
No basta con imponer un sistema de fichaje; es vital explicar el por qué y cómo. La falta de formación genera resistencias, malos entendidos y, a veces, incumplimientos involuntarios. Por eso, empresas como Pululart priorizan una cultura interna basada en la transparencia, lo que facilita la adopción de estos cambios.
Registros incompletos o incorrectos
No registrar las pausas, no fichar las horas extras o manipular los datos son errores que pueden salir caros. La Inspección de Trabajo impone sanciones importantes por estas prácticas. Contar con un sistema digital bien configurado evita muchas de estas incidencias.
Preguntas frecuentes sobre la implantación del registro horario
¿Es obligatorio firmar el registro?
No necesariamente con una firma física. La normativa exige que el registro sea fiable y no manipulable, lo cual puede lograrse con sistemas digitales que registren la identidad del usuario al fichar.
¿Qué hacer si un trabajador se niega a fichar?
La empresa debe informar de la obligatoriedad legal. Si el trabajador persiste, puede tomarse como una infracción laboral. Documentar estas situaciones y mantener una buena comunicación es clave.
¿Cómo afecta el registro a las horas extras?
Gracias al registro horario, las horas extraordinarias deben quedar reflejadas y ser compensadas o pagadas según el convenio correspondiente. Esto protege tanto al trabajador como a la empresa, que ahora cuenta con una trazabilidad clara de los tiempos de trabajo.
